Die Ethics Offices sind eine vertrauliche Anlauf- und Kontaktstelle für alle Mitarbeitende und Dritte (das heißt Personen außerhalb der Freudenberg-Gruppe, wie Zulieferer oder Kunden), die eine eingetretene oder drohende Verletzung von Gesetzen oder der bei Freudenberg geltenden Geschäftsgrundsätze oder Unternehmensleitsätze melden wollen. Die Ethics Offices sollen die Freudenberg-Gruppe vor Haftungsrisiken und Reputationsschäden sowie persönlicher Haftung von Führungskräften und Mitarbeitern schützen. Aufdeckung und Klärung von regelwidrigem Verhalten helfen der Freudenberg-Gruppe bei der Umsetzung elementarer Grundsätze guter Unternehmensführung und unterstützen sie zugleich bei der Wahrnehmung unternehmerischer menschenrechtlicher Verantwortung entlang globaler Lieferketten.
Angehörige eines Unternehmens der Freudenberg-Gruppe sowie Dritte können jede begangene oder erkennbar drohende unternehmensbezogene Verletzung von Gesetzen sowie Verstöße gegen unsere Geschäftsgrundsätze, unseren Verhaltenskodex oder sonstige, mit den vorgenannten Regeln in Einklang stehende, inner- und außerbetriebliche Richtlinien und lokale Gepflogenheiten melden. Solche Verletzungen sind zum Beispiel Bestechung und Korruption oder die Missachtung kartell-, umwelt-, sicherheits- oder arbeitsrechtlicher Bestimmungen. Hinweisgeber können zudem auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten nach dem deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz hinweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln von Freudenberg im eigenen Geschäftsbereich oder bei einem bzw. durch einen unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferer von Freudenberg entstanden sind.
In der Freudenberg-Gruppe gibt es ein zentrales Ethics Office in Europa (Corporate Ethics Office) und drei regionale Ethics Offices (Regional Ethics Offices Amerika; Indien und Asien).
Die Regional Ethics Offices können Sie wie folgt erreichen:
Ein Hinweis sollte grundsätzlich bei dem räumlich nächsten Ethics Office gemeldet werden. Letztlich entscheiden Sie jedoch selbst, an welches Ethics Office Sie sich wenden.
Sie können die Meldung unter Nutzung Ihres Namens oder anonym abgeben. Eine vorgeschriebene Form für Hinweise gibt es nicht. Das jeweilige Ethics Office nimmt die übermittelten Hinweise auf und wird, falls sie einen Verstoß gegen das Gesetz oder einen unserer Grundsätze vermuten lassen, eine Untersuchung durchführen und festlegen, welche Schritte erforderlich sind, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
Die Informationen können in jeder regionalen oder lokalen Sprache übermittelt werden. Am besten geeignet wäre Englisch oder die Sprache, die dem Sitz des jeweiligen Ethics Office entspricht, das selbstverständlich bereit ist, Informationen, die in einer anderen Sprache übermittelt werden, weiterzuverfolgen und - falls erforderlich - eine vertrauliche, professionelle Übersetzung anzufertigen.
Die Freudenberg-Gruppe trägt Sorge dafür, dass gegen Personen, die in gutem Glauben auf Verstöße hinweisen, bei der Meldung Hilfe leisten oder bei der Untersuchung des Verstoßes mitwirken, aufgrund dessen keine nachteiligen Maßnahmen ergriffen werden und sie vor Repressalien geschützt sind.