Compliance:

Gesetzestreu und regelkonform

Bereits im Jahr 1887 formulierte der Unternehmensgründer Carl Johann Freudenberg anlässlich des Eintritts seiner Söhne in das Unternehmen seine geschäftspolitischen Grundsätze. Auf dieser Basis hat sich die Freudenberg-Gruppe zehn Geschäftsgrundsätze gegeben, mit denen sich die Gesellschafterinnen und Gesellschafter und die Mitarbeitenden identifizieren. Einer dieser Grundsätze lautet, dass Erfolg auf Leistung beruhen muss; Geschäfte, bei denen ungesetzliche oder unethische Mittel eingesetzt werden, geht Freudenberg nicht ein.

Geschäftsgrundsätze und Leitsätze

Aus den Geschäftsgrundsätzen der Freudenberg-Gruppe sind ergänzend Leitsätze abgeleitet worden, die die Wertebasis für das Verhalten gegenüber Mitarbeitenden, Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern, Stakeholdern und Dritten definieren.

Ausgestaltung von Compliance

Freudenberg ist ein Unternehmen mit unternehmerisch weitgehend selbstständig handelnden Geschäftsgruppen. Entsprechend tragen neben der Konzernholding auch die Geschäftsgruppen die Verantwortung für gesetzes- und regelkonformes Verhalten. Sowohl der Vorstand der Freudenberg SE als auch das Top-Management der einzelnen Geschäftsgruppen bekennen sich hierzu klar.

Auf der Holdingebene liegt der Fokus auf den materiell wichtigsten Compliance-Themen, die geschäftsgruppenübergreifend und international von zentraler Bedeutung sind und die Freudenberg insbesondere in seiner Reputation schädigen könnten.

Aufgrund der globalen Aufstellung sowie der Produkt- und Marktvielfalt der Freudenberg-Gruppe werden die Bereiche Antikorruption und Kartellrecht als potenziell gefahrenträchtig eingestuft.

Freudenberg hat das Ziel, die Compliance-Organisation, die Dokumentation und die Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Eine auf der Ebene der Holding implementierte Funktion koordiniert die Freudenberg-weiten Compliance-Maßnahmen. Damit wird die Kollaboration zwischen Bereichen, die auf Gruppenebene etabliert sind, und den Compliance-Beauftragten der Geschäftsgruppen gefestigt und ausgeweitet. Somit werden unter anderem die Implementierung der Freudenberg-Compliance-Standards, der Austausch zu Best-Practice-Ansätzen und die Weiterentwicklung der Compliance-Programme gefördert.

Im Jahr 2021 wurde ein aktualisiertes, online verfügbares Schulungsprogram zu verschiedenen Compliance-Themen erarbeitet. Die für viele Einzelthemen verfügbaren E-Learnings stellen eine Möglichkeit dar, gezielt Mitarbeitende aus definierten Arbeits- und Verantwortungsbereichen für konkrete Themengebiete zu sensibilisieren.

Verhaltenskodex (Code of Conduct)

Abgeleitet aus den Geschäftsgrundsätzen und Leitsätzen, insbesondere dem Leitsatz „Verantwortung“, enthält der Verhaltenskodex (Code of Conduct) Verhaltensstandards, die weltweit einheitlich gelten und dazu beitragen sollen, dass gesetzestreues und verantwortungsvolles Verhalten die Maxime für geschäftliches Handeln ist.

Der Verhaltenskodex steht in 26 Sprachen zur Verfügung. Er wurde an alle Mitarbeitenden kommuniziert und erläutert. Die Geschäftsgruppen haben in vielfältiger Form von den zur Verfügung stehenden Kommunikationsmitteln Gebrauch gemacht. Die durchgängige, kontinuierliche und auch für neue Mitarbeitende verbindliche Kommunikation und die Verbindlichkeit des Verhaltenskodex (zum Beispiel als Anlage zum Arbeitsvertrag) unterstreichen den unmissverständlichen Anspruch auf Einhaltung der Verhaltensstandards. Das weltweit einheitliche E-Learning-Tool zum Freudenberg-Verhaltenskodex ist für alle Mitarbeitenden ein geeignetes Mittel, um mit ihm vertraut zu werden. Zudem ermöglicht das Tool eine Teilnahme- und Erfolgskontrolle und lädt die Mitarbeitenden zu Feedback ein.

Freudenberg will die Rolle des Verhaltenskodex als einen zentralen Baustein der Unternehmenskultur festigen und weiterentwickeln und das Angebot an Hilfestellung und Unterstützung für die Mitarbeitenden und deren Vorgesetzte erweitern. Dazu setzt Freudenberg insbesondere auf den regelmäßigen Austausch mit den Compliance-Beauftragten der Geschäftsgruppen und die aktive Zusammenarbeit mit den Ethics Offices und deren Mitgliedern.

Zu Compliance-relevanten Themen finden regelmäßig Schulungen statt. Mitarbeitende werden gezielt für konkrete Themengebiete von Compliance sensibilisiert.

Ethics Offices

Die Ethics Offices sind ein wichtiger Bestandteil des Compliance-Management-Systems bei Freudenberg. Sie dienen als Anlaufstelle für Mitarbeitende, die sich aus unterschiedlichen Gründen nicht an die eigenen Vorgesetzten, Personalverantwortlichen oder Arbeitnehmervertretenden wenden können oder wollen. Die Möglichkeit, Compliance-Verstöße proaktiv über einen garantiert vertraulichen Weg zu melden oder drohende Verstöße anzuzeigen, soll dazu beitragen, die Vertrauenskultur zu erhalten und die Freudenberg-internen Werte und Grundsätze noch besser zu schützen.

Im Jahr 2021 hat das Corporate Ethics Office satzungsgemäß über seine Arbeit Bericht erstattet und dabei unter anderem Trends bei den bearbeiteten Fällen thematisiert.

Risikomanagement und Corporate Audit

Betrugsprävention und Antikorruptionsmaßnahmen sowie die Überprüfung ihrer Wirksamkeit waren auch weiterhin Bestandteile des Risikomanagements sowie der Arbeit der Konzernfunktion Corporate Audit. Neben der primären Zielsetzung, die Effektivität des implementierten internen Kontrollsystems zu überprüfen, war auch das Aufdecken von potenziellen Vermögensschädigungen und Korruptionsdelikten sowie die Überprüfung der Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen und – falls erforderlich – deren Verbesserung im Fokus ihrer Arbeit.

UN Global Compact-Index

Der UN Global Compact (UNGC) ist die weltweit größte und wichtigste Initiative für verantwortungsvolle  Unternehmensführung. Seit dem Beitritt im Jahr 2014 verpflichtet sich Freudenberg freiwillig, die Geschäfte werteorientiert und nachhaltig zu führen. Der folgende Global-Compact-Index bietet eine Übersicht über die zehn Prinzipien des Global Compact und stellt dar, auf welchen Seiten des Geschäftsberichts Freudenberg über die erreichten Fortschritte bei der Umsetzung dieser Prinzipien berichtet.

Der UN-Global-Compact-Fortschrittsbericht 2021 von Freudenberg

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UNGC PRINZIPInhaltVerweis auf Seite im PDF
Menschenrechte 17, 18, 42, 53-55, 58
Prinzip 1Schutz und Achtung internationaler Menschenrechte42, 53-55, 58
Prinzip 2Ausschluss von Menschenrechtsverletzungen42, 53-55, 58
   
Arbeitsnormen 17-19, 21, 38-45
Prinzip 3Wahrung der Vereinigungsfreiheit und Recht auf Kollektivverhandlungen17, 18, 42, 46-48, 50-51, 58
Prinzip 4Ausschluss aller Formen von Zwangsarbeit17, 58
Prinzip 5Abschaffung von Kinderarbeit17, 58
Prinzip 6Beseitigung von Diskriminierung17, 42, 48
   
Umweltschutz 14, 18-20, 22-37, 48, 50, 52-55
Prinzip 7Umweltschutz durch Vorsorgeprinzip leisten22-37, 48, 50, 52-55
Prinzip 8Förderung des Umweltbewusstseins18-21, 20, 22-37, 48, 52-55
Prinzip 9Entwicklung umweltfreundlicher Technologien14, 20, 22-37, 48, 52-55
   
Korruptionsbekämpfung 56-59
Prinzip 10Maßnahmen gegen Korruption56-59

Der UN-Global-Compact-Fortschrittsbericht 2021 von Freudenberg

So setzt Freudenberg den Global Compact der Vereinten Nationen und die Ziele für nachhaltige Entwicklung um.